La importancia de contar con una base de datos sólida para campañas de WhatsApp no puede ser subestimada en la era digital. En un mundo donde la comunicación móvil se ha convertido en la norma, una base de datos bien construida es el pilar fundamental de cualquier estrategia de marketing efectiva. En este artículo, exploraremos tres métodos clave para generar una base de datos de calidad y un método para implementar la campaña por WhatsApp.
Por Mauricio Alvez *
Es fundamental tener en cuenta las consideraciones de privacidad y ética al utilizar extensiones para extraer datos de contactos. Aunque estas herramientas pueden ser útiles, es esencial obtener el consentimiento previo y claro de las personas cuyos datos se van a recopilar. Además, debemos ser cautelosos con el manejo de la información recopilada, asegurándonos de protegerla adecuadamente y utilizarla exclusivamente para los fines previamente acordados. La confianza y el respeto por la privacidad de los usuarios son pilares esenciales en cualquier estrategia de marketing, incluso al usar extensiones para la extracción de datos, y deben ser salvaguardados en todo momento.
Exportar Contactos de la Cuenta de Google
Una de las formas de obtener los datos de contacto de una cuenta de Google es descargarlos como archivo CSV. Para ello, se deben seguir los siguientes pasos:
- Ir a Contactos de Google.
- Marcar la casilla junto a cualquier contacto y, en la esquina superior izquierda, hacer clic en Acciones de selección y luego Todos.
- En la esquina superior derecha, hacer clic en Más acciones y luego Exportar.
- Seleccionar CSV de Google.
- Para guardar el archivo, hacer clic en Exportar.
Descargar los Contactos de un Grupo de WhatsApp con una Extensión
Para poder descargar los datos de contacto de los miembros de un grupo de WhatsApp, existe una extensión llamada WA — Download Group Phone Numbers para navegadores como Google Chrome y compatibles.
Una vez que se habilita la extensión, solamente se debe permitir su ejecución en el sitio de WhatsApp Web, abrirla y elegir las opciones como formato del archivo a descargar y el nombre del grupo de donde se van a extraer los contactos.
Conseguir Datos con Formularios de Google
Crear y utilizar formularios de Google es una excelente manera de recopilar información de contactos de manera organizada y eficiente. Para ello, se deben seguir los siguientes pasos para hacerlo:
Acceder a Google Forms: Iniciar sesión con una cuenta de Google y dirigirse a “Google Forms”. Se puede acceder a través de Google Drive.
Crear un Nuevo Formulario: Hacer clic en el botón “+ Nuevo” para crear un nuevo formulario en blanco.
Diseñar tu Formulario: Personaliza el formulario agregando preguntas relevantes para recopilar la información de contacto. Se pueden incluir campos como nombre, número de teléfono, dirección de correo electrónico, entre otros. También es posible agregar preguntas de opción múltiple, casillas de verificación o preguntas de texto.
Añadir Instrucciones: Agregar instrucciones claras para que los encuestados sepan qué información deben proporcionar y cómo.
Personalizar el Aspecto: Personalizar la apariencia de tu formulario eligiendo un tema y ajustando el color y el estilo.
Configurar las Opciones de Respuesta: En la parte superior derecha, se puede elegir si se permite una única respuesta por persona o múltiples respuestas. Esto depende de si deseas recopilar información de un solo contacto o de varios.
Enviar y Compartir: Una vez que el formulario esté listo, hacer clic en el ícono de enviar para obtener un enlace para compartir directamente o incrustar en un sitio web.
Recopilación de Respuestas: Las respuestas de los encuestados se almacenan automáticamente en una hoja de cálculo de Google Sheets.
Privacidad y Consentimiento: Recuerda siempre cumplir con las regulaciones de privacidad y obtener el consentimiento de las personas cuya información estás recopilando.
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Gestionar Datos y Uso de la Base de Datos en Campañas de WhatsApp
Una vez que disponemos del archivo descargado, por ejemplo, en formato de texto separado por comas .CSV, abrirlo como una hoja de cálculo, donde se puedan validar, ordenar, filtrar y analizar la información recopilada.
Utilizar la base de datos generada en campañas de WhatsApp con una fórmula de la hoja de cálculo de preferencia que combine los números y un mensaje para enviar por URL, es posible siguiendo estos pasos:
Organiza los datos: Asegurarse de que la base de datos en la hoja de cálculo tenga al menos dos columnas: una columna con los números de teléfono y otra con los mensajes que se desea enviar a cada número.
Construir la URL de WhatsApp: Se debe crear una fórmula en una columna adicional que combine los números de teléfono y los mensajes en un formato de URL de WhatsApp.
Suponiendo que los números de teléfono se encuentran en la columna A y los mensajes en la columna B, y que el mensaje se incluya en el campo de texto de WhatsApp.
En una celda vacía, se puede usar la siguiente fórmula:
=CONCATENAR(“https://api.whatsapp.com/send?phone=«,A1,»&text=»,B1)
Esta fórmula combinará el número de teléfono de la celda A1 y el mensaje de la celda B1 en una URL de WhatsApp. Se sugiere que en el texto del mensaje, los caracteres de espacio “ ” se reemplacen por el código “%20”
Arrastrar la fórmula: Arrastrar la esquina inferior derecha de la celda con la fórmula hacia abajo para aplicarla a todas las filas de la base de datos. Esto generará una URL de WhatsApp para cada número y mensaje en la lista.
Utilizar las URL: Ahora, en la columna donde se generaron las URL, se verán las URL de WhatsApp completas para cada número y mensaje.
Enviar los mensajes: Después de abrir WhatsApp con la URL generada, se puede revisar el mensaje y enviarlo manualmente o personalizarlo según sea necesario antes de enviarlo.
Se debe tener en cuenta que el uso de esta técnica debe ser siempre ético y cumplir con las regulaciones de privacidad y comunicación. Además, se debe tener cuidado de no enviar mensajes no solicitados o spam, ya que esto puede tener consecuencias negativas para la campaña y la reputación.
Conclusión:
En resumen, la construcción de una base de datos sólida para campañas de WhatsApp es esencial en la era digital para garantizar la efectividad de nuestras estrategias de marketing. Hemos explorado tres métodos clave para generar esta base de datos: la exportación de contactos desde Google, la descarga de contactos de grupos de WhatsApp con extensiones y la recopilación de datos mediante formularios de Google. Sin embargo, es fundamental recordar que el uso de esta información debe estar respaldado por principios éticos y de privacidad. Obtener el consentimiento previo y claro de los contactos y tratar los datos de manera responsable son prácticas esenciales.
Además, una vez que dispongamos de esta base de datos, su gestión adecuada y su uso en campañas de WhatsApp requieren de un enfoque cuidadoso y personalizado. Utilizar fórmulas en hojas de cálculo para generar URLs de WhatsApp puede simplificar el proceso de envío de mensajes, pero siempre debemos ser respetuosos y evitar prácticas intrusivas o no deseadas. La construcción y gestión de una base de datos efectiva, combinada con un enfoque ético en nuestras estrategias de WhatsApp, nos permitirá aprovechar al máximo esta poderosa herramienta de comunicación en el mundo digital actual.
(*) Mauricio Alvez tiene más de 30 años de experiencia como asesor de profesionales y organizaciones en procesos de Transformación Digital, capacitado en optimizar la eficacia operativa implementando proyectos innovadores y soluciones tecnológicas avanzadas.
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